Ogłoszenie o naborze ofert w postepowaniu o wartości do 6.000 Euro- stypendia dla uczniów l ...
DO 6.000 EURO
I. Gmina Legnica, Plac Słowiański 8, 59-220 Legnica, tel. (076)72-12-236, fax. (076)72-12-115, ogłasza nabór ofert na wykonanie usługi: przeprowadzenia audytu zewnętrznego Projektu „Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich”
w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Priorytetu 2 Wzmocnienie zasobów
ludzkich w regionach, Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne.
II. Wstęp
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich” w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Piorytetu 2 Wzmocnienie zasobów ludzkich
w regionach, Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne.
Kategoria według Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV 74121200-5- Usługi audytu.
Opis projektów będących przedmiotem audytu zewnętrznego
Projekt „Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich” w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego Priorytetu 2 Wzmocnienie zasobów ludzkich w regionach, Działanie 2.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendialne
Celem projektu jest zwiększenie dostępu do kształcenia na poziomie ponadgimnazjalnym dla uczniów pochodzących z obszarów wiejskich oraz z obszarów zagrożonych marginalizacją. Cel jest zrealizowany poprzez wypłatę stypendiów w formie refundacji na wyrównanie szans edukacyjnych. Wsparcie skierowane jest do uczniów, pobierających naukę w legnickich szkołach ponadgimnazjalnych
i zamieszkujących na obszarach wiejskich lub w miastach do 5 tys. mieszkańców lub też w miastach od 5 do 20 tys. mieszkańców, w których nie ma szkół ponadgimnazjalnych publicznych a nauka kończy się egzaminem maturalnym. Uczniowie ci pochodzą z rodzin znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej, o dochodzie rodziny, w przeliczeniu na osobę, nie wyższym niż kwota uprawniająca do uzyskania świadczeń rodzinnych. Realizacja projektu może mieć wpływ na wybór ścieżki kształcenia ponadgimnazjalnego. Uzyskanie świadectwa maturalnego stworzy stypendystom możliwości kontynuacji kształcenia na poziomie wyższym, w związku z tym na poprawę sytuacji materialnej własnej i często również rodziny. To się wiąże z twardym rezultatem projektu, którym będzie uzyskanie wykształcenia na dalszym etapie kariery intelektualnej: policealnego, licencjackiego, inżynierskiego czy magisterskiego. "Miękkim" rezultatem będzie pobudzenie do samodoskonalenia Beneficjentów Ostatecznych i wzrost ich aspiracji względem kształcenia. Łatwiejszy dostęp do systemu kształcenia poprzez program stypendialny
i możliwość uzyskania co najmniej średniego wykształcenia zwiększy poziom samooceny, wzmocni wiarę we własne siły i możliwości. Wsparciem objętych jest 547 uczniów.
Projekt realizowany jest od dnia 01.09.2005 do dnia 31.08.2006 r.
Całkowita wartość projektu wynosi 729.123,00 PLN.
III. Zakres usługi
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich” obejmującego
w szczególności:
sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;
sprawdzenie czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa;
sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo księgowym;
sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedur przetargowych;
audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej;
analizę terminowości uzyskiwania środków na realizację projektu;
sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta;
weryfikacja sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu);
sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji.
W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki
są kwalifikowane, w szczególności sprawdza się:
dokumentację dotyczącą projektu,
czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywiście podjęte,
sposób archiwizacji dokumentów, który pozwala prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku
o płatność do poszczególnych faktur,
czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,
kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym, wyszczególnionym w planie kont beneficjenta, zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; poprzez weryfikację
i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu,
sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań projektu,
zasady dotyczące promocji i reklamy projektu,
poprawność stosowanych procedur przetargowych.
IV. Każdy wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę – nie dopuszcza się składania ofert wariantowych
i częściowych
V. Warunki stawiane Wykonawcom
Audyt zewnętrzny zostanie zlecony jednostko/podmiotom zatrudniającym osoby posiadające kwalifikacje
w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych (przynajmniej jedna osoba posiadająca poniższe uprawnienia zatrudniona na umowę o pracę). Przez podmiot /osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się:
osoby uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1994r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (j.t. Dz. U z 2001, Nr 31, poz. 359, z późn. zm.);
osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o którym mowa
w art. 35ł ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, (Dz. U z 2003, Nr 15, poz. 148 ze zm.).
Ponadto osoby:
posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem International Federation of Accountants,
posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego (np. CIA).
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w ramach projektu realizowanego w ramach ZPORR powinien być co najmniej dwuosobowy. Zaleca się, aby w składzie zespołu audytorskiego była jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego.
Wymagane jest doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów finansowych. Doświadczenie w zakresie audytów projektów współfinansowanych ze środków pomocowych i grantów otrzymanych ze źródeł krajowych lub zagranicznych – (min 1 audyt w ciągu 3 lat). Potwierdzeniem tych wymagań jest dołączenie wykazu przeprowadzonych audytów według załączonego wzoru ( wg załącznik nr 3 do ogłoszenia).
Przez podmioty posiadające wymagane doświadczenie należy rozumieć podmioty posiadające:
doświadczenie w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze np. szkolenia finansowane ze środków zagranicznych,
doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa,
doświadczenie w przeprowadzaniu audytu,
wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych.
Wymagane jest wykazanie przez wykonawcę obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu
VI. Termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego:
* do końca realizacji projektu czyli do 31 sierpnia 2006 r.
* do 14 dni od daty wykonania zamówienia-(usługi audytu) przekazanie zamawiającemu opinii
i raportu z audytu.
VII. Sposób obliczania ceny oferty
Cenę (koszt całkowity) przeprowadzenia audytu zewnętrznego:
Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. Należy podać cenę netto, podatek VAT i cenę brutto.
Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.
Cena może być tylko jedna.
Cena nie ulega zmianie przez okres ważności umowy.
VIII. Miejsce przeprowadzenia audytu:
Siedziba Zamawiającego, 59-220 Legnica, Plac Słowiański 8
IX. Oferta powinna zawierać następujące dokumenty w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę:
1. Formularz ofertowy (wg załącznika nr 1 do ogłoszenia).
2. Aktualny (tzn. zawierający dane od ostatniej zmiany) odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej stwierdzające status prawny, numer
w systemie REGON i NIP, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji
działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania
ofert. Profil działania Wykonawcy musi odpowiadać przedmiotowi zamówienia. Opis musi zawierać
aktualny wykaz osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy. Wykonawcy, którzy złożyli wnioski
o dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego winni załączyć potwierdzoną kserokopię wniosku.
3. Wykaz personelu – min 2 osoby do realizacji zamówienia o odpowiednich kwalifikacjach zapewniających właściwą realizację zamówienia, posiadającej (posiadających) łącznie min:
- 1 osoba posiadająca uprawnienia do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1994r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (j.t. Dz.U z 2001, Nr 31, poz. 359,
z późn. zm.)
- 1 osoba posiadająca zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o którym mowa w art. 35ł ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych, (Dz.U z 2003, Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) (wg załącznika nr 2 do ogłoszenia) poświadczonego odpowiednimi dokumentami.
4. Oświadczenie o bezstronności i niezależności audytora.
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego beneficjenta. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt:
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki,
przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy
prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami osób wykonujących audyt.
Ponadto, osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności
i niezależności od Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej ZPORR.
5. Doświadczenie zawodowe - wykaz przeprowadzonych potwierdzających dotychczasowe doświadczenie
w zakresie przeprowadzania audytów finansowych z uwzględnieniem audytów projektów współfinansowanych ze środków pomocowych i grantów otrzymanych ze źródeł krajowych lub zagranicznych oraz doświadczenie uzyskane z badania jednostek non-profit potwierdzone wykazem – min
1 audyt w ciągu ostatnich 3 lat ( wg załącznika nr 3 do ogłoszenia).
Nie dołączenie do oferty któregokolwiek ze wskazanych wyżej dokumentów potwierdzających ich spełnienie lub złożenie ich w niewłaściwej formie skutkuje odrzuceniem oferty.
X. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Wykonawca przygotuje ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym ogłoszeniu
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w walucie PLN. Wszystkie załączniki muszą być ponumerowane .
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za kompletność oferty i jej zgodność z wymaganiami ogłoszenia
4. Oferta oraz pozostałe załączniki musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy oraz opieczętowana pieczęciami firmowymi i imiennymi w sposób nie budzący wątpliwości. Upoważnienie do podpisania oferty i załączników musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez wykonawcę.
5. W przypadku, gdy wykonawca dołącza do oferty kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę (wykonawca na kserokopii składa własnoręczny podpis poprzedzony dopiskiem „za zgodność”). Jeżeli do podpisania oferty upoważnione są dwie lub więcej osób kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez wszystkie osoby.
6. Zaleca się, aby wszystkie strony były ponumerowane. Ponadto, zaleca się, aby wszelkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany, były przez niego parafowane.
7. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert.
8. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
UWAGA!: Zamawiający przypomina, że dokument pełnomocnictwa, jak również jego odpis zgodnie z ustawą
z dnia 9 września 2000r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2000r. nr 86, poz 960 ze zm.) podlegają opłacie skarbowej. Opłata skarbowa powinna być odprowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000r. w sprawie sposobu pobierania zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz.U nr 110, poz 1176 ze zm.).
XI Składanie i otwarcie ofert
1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Miasta Legnicy-Wydział Oświaty i Sportu, Plac Słowiański 8, sekretariat w terminie do 31.07.2006 roku do godz.9.30.
Ofertę należy złożyć:
w zaklejonej i opieczętowanej kopercie z napisem: „Przeprowadzenie audytu zewnętrznego Projektu: Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich nie otwierać do dnia 31.07.2006r do godz. 10.00” lub przesłać listownie w ww. terminie. Ponadto koperta powinna być opatrzona dokładnym adresem Wykonawcy .
2. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej dotarcia do Zamawiającego.
3. Wszelkie oferty wniesione po terminie zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania po upływie terminu składania ofert.
4. Z zawartością ofert nie można się zapoznać przed upływem terminu ich otwarcia.
Otwarcie ofert jest jawne i odbędzie się w siedzibie Zamawiającego dnia 31.07. 2006 roku o godz.10.00
w pokoju nr.9 ( parter).
XII. Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującym kryterium:
waga
I. Cena
Punktacja 0 * 100 pkt
Cena najniższej oferty - 100 pkt x waga
Pozostałe : (cena najniższej oferty / cenę oferty ) x 100 pkt. x waga
100 %
RAZEM 100
XIII. Ogłoszenie o naborze ofert w postępowaniu o wartości do 6.000 Euro-dla Wykonawców zostanie wywieszone na tablicy ogłoszeń oraz będzie można odebrać w Urzędzie Miasta Legnica, Plac Słowiański 8, 59-220 Legnica, sekretariat, tel. 76/72-12-230, fax. 076-72-72-115.
XIV. Uprawnionymi osobami do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami są:
koordynator projektu Z-ca Dyrektora Wydziału Oświaty i Sportu Zbigniew Rutka
oraz w sprawach merytorycznych Bogumiła Kurcaba- inspektor Wydziału Oświaty i Sportu Urzędu
Miasta Legnica, Plac Słowiański 8, 59-220 Legnica, tel. (076) 72-12-230, fax. (076) 72-12-115
w godz. 800 - 1500
XV. Istotne postanowienia umowy:
dane osób, które będą wykonywać audyt;
termin przeprowadzenia audytu;
sposób i zakres przeprowadzonego audytu;
zobowiązanie o przestrzeganiu standardów przeprowadzonego audytu;
określenie przez podmiot wykonujący audyt zewnętrzny minimalnego poziomu ufności dla badania audytowego oraz metodologii, na podstawie której dany poziom został określony;
zakres sprawozdania sporządzanego przez wykonawcę audytu;
informacje o posiadanych umiejętnościach i doświadczeniu;
warunki płatności – 21 dni od wystawienia faktury (wystawienie faktury po przekazaniu opinii i raportu
z audytu i jego protokolarnym przyjęciu);
termin przekazania zamawiającemu opinii i raportu z audytu.
XVI. Wykonawcy, którego ofertę uzna się za najkorzystniejszą Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy w formie pisemnej.
XVII. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana , uchyli się od zawarcia umowy zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
ZATWIERDZAM
ZAŁĄCZNIK NR 2
PERSONEL
Nazwa wykonawcy : ...................................................................................................................
Adres wykonawcy : ....................................................................................................................
Numer telefonu: ................................., numer fax-u: ..................................................................
Personel odpowiedzialny za realizację zamówienia
Nazwisko i imię
stanowisko
Ilość wymaganych pracowników do wykonania zakresu zamówienia
Proponowana rola w realizacji zamówienia * Całkowite doświadczenie na danym stanowisku od daty uzyskania uprawnień
ilość lat
1 2 3 4
1. osoba z uprawnieniami
biegłego rewidenta
min 1 osoba
2. osoba z uprawnieniami audytora wewnętrznego
min 1 osoba
3. inne
* wskazać osobę odpowiedzialną za realizację audytu
Osoba wskazana jako personel odpowiedzialny za realizację zamówienia, powinna posiadać w okresie wykazanego doświadczenia zawodowego (kolumna 4 powyższej tabeli) uprawnienia w odpowiedniej specjalności potwierdzające wykształcenie, ukończone kursy, specjalistyczne, kwalifikacje. Do załącznika dołączyć: kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, ukończone kursy, specjalistyczne kwalifikacje.
Podpisano
.............................................................
(upoważnieni przedstawiciele Wykonawcy)
. ........................................................................
(nazwa, adres)
ZAŁĄCZNIK NR 1
..............................., dnia ....................2006r
(miejscowość)
Urząd Miasta Legnica
Plac Słowiański 8
59-220 Legnica
FORMULARZ OFERTY
1. ……………………………………………………………………………………………………
(Nazwa firmy, dokładny adres, telefon)
składa ofertę cenową na przeprowadzenie audytu zewnętrznego Projektu „Stypendia dla uczniów legnickich szkół średnich kończących się egzaminem maturalnym – mieszkańców obszarów wiejskich” za cenę ryczałtową zamówienia:
netto ....................................zł, słownie ...................................................................................
brutto ..................................zł, słownie ...................................................................................
….%VAT, tj. VAT ….…..……zł, słownie ………………………………………………
2. Termin realizacji : ................................................................
3. Warunki płatności : zgodnie z istotnymi warunkami umowy.
4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami realizacji zamówienia i nie wnosimy do niego żadnych uwag ani zastrzeżeń oraz że zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania i złożenia oferty.
5. Załącznikami do oferty są :
(1) ..................................
(2) ..................................
(3) .................................
9. Osobą uprawnioną do kontaktu z Zamawiającym jest :
Imię i nazwisko ........................................................................................................................
Zajmowane stanowisko w firmie: ……………………………………………………………
Numer telefonu ................................... , numer faksu .............................................................
Podpisano
....................................................................
(upoważniony przedstawiciel wykonawcy)
...................................................................
( nazwa, adres)
ZAŁĄCZNIK NR 3
DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
Nazwa Wykonawcy : ....................................................................................................................
Adres Wykonawcy : .....................................................................................................................
Numer telefonu: ....................., numer fax-u: ..........................., e-mail: .....................................
Wykaz zrealizowanych jako Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem i usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, czyli: audytów projektów finansowanych ze środków pomocowych, a w szczególności realizowanych w ramach programów strukturalnych przez Wykonawcę, z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców.
Przedmiot zamówienia Czas realizacji Nazwa zamawiającego-odbiorcy, dokładny adres, telefon, fax
Początek Zakończenie
Podpisano
.............................................................
(upoważnieni przedstawiciele Wykonawcy)
..............................................................
(nazwa, adres)