Urząd Miasta Legnicy

Prezydent Miasta Legnicy ogłasza nabór kandydatów na wolne stanowisko urzędnicze archiwisty ds. obsługi archiwum urzędu i archiwum zbiorczego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy w Wydziale Administracyjno – Gospodarczym w Urzędzie Miasta w Legnicy.

Dołącz do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego

• liczba wolnych stanowisk: 1
• wymiar czasu pracy: pełen etat
• miejsce wykonywania pracy: Urząd Miasta Legnicy, ul. Św Piotra 14, 59-220 Legnica

Termin składania/przesyłania dokumentów: do 03 grudnia 2025 r do godz. 15:30.

Do Twoich głównych zadań należeć będzie:

• porządkowanie dokumentacji przekazywanej do archiwum: przyjmowanie akt archiwalnych z wydziałów, przestrzeganie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okres jej przechowywania, przygotowywanie dokumentacji archiwalnej do przekazania do Archiwum Państwowego, a dokumentacji niearchiwalnej do kasacji, po wcześniejszym wybrakowaniu,
• prowadzenie ewidencji przechowywanych materiałów archiwalnych,
• prowadzenie kontroli w zakresie zgodności akt z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt,
• sporządzanie zaświadczeń związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem na podstawie posiadanych akt,
• sporządzanie dokumentów związanych z ustaleniem kapitału początkowego przez ZUS oraz świadczeń emerytalno – rentowych na podstawie posiadanych dokumentów;
• wydawanie zainteresowanym zaświadczeń o zatrudnieniu: w warunkach szkodliwych, o okresach nieskładkowych, o rekompensatach,
• udostępnianie materiałów archiwalnych (dokumentacji medycznej – kart szczepień, zgonów, o chorobach itp. na wniosek różnych organów (Sąd, Prokuratura, Policja, ZUS itp.);
• wypożyczanie interesantom książek i czasopism oraz dokumentacji archiwalnej za zgodą przełożonego,
• prowadzenie rejestru akt wypożyczonych;
• bieżące tworzenie komputerowej bazy danych o posiadanym zasobie archiwalnym;
• sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie, stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i zakresu działania archiwum zakładowego,
• wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego wynikających z regulaminu organizacyjnego wydziału.

Kandydaci przystępujący do naboru powinni spełniać następujące kryteria:

1. Wymagania obowiązkowe:

1.  obywatelstwo polskie,
2. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
3. niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
4. nieposzlakowana opinia,
5. wykształcenie*: wyższe,
6. znajomość zasad funkcjonowania samorządu terytorialnego i procedur administracyjnych (KPA),
7. umiejętność sprawnej obsługi komputera w zakresie edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych,
8. umiejętność obsługi urządzeń biurowych. 

* „wykształcenie” w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce

2. Wymagania dodatkowe:

1) mile widziany staż pracy** w administracji publicznej,

2) preferowane ukończone studia na kierunkach: kancelaryjno-archiwalnym, lub inne pokrewne,

3) mile widziane ukończone kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia,

4) znajomość przepisów z zakresu:

• Kodeksu postępowania administracyjnego,
• ustawy o samorządzie gminnym i powiatowym,
• ustawy o pracownikach samorządowych,
• funkcjonowania samorządu i samorządowych jednostek organizacyjnych,
• rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, -jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

5) praktyczna znajomość obsługi komputera w zakresie edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych,

6) umiejętność pracy w zespole,

7) skrupulatność, sumienność, dobra organizacja.

** „staż pracy” rozumiemy jako okres zatrudnienia, do którego zastosowanie mają przepisy Kodeksu Pracy (zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, aktu powołania, mianowania, wyboru)

Warunki pracy:

• praca wykonywana w warunkach biurowych z wykorzystaniem komputera i innych urządzeń biurowych,
• praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
• praca jednozmianowa,
• praca będzie wymagała przemieszczania się wewnątrz budynku oraz po terenie miasta,
• oświetlenie sztuczne i naturalne.

Wymagane dokumenty i zaświadczenia, które kandydat jest zobowiązany przedłożyć (odznaczenie w elektronicznym formularzu oświadczeń jest równoznaczne z ich złożeniem):

1) życiorys zawodowy i list motywacyjny - własnoręcznie podpisane,

2) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie bądź zaświadczenie o uzyskaniu dyplomu (ważne przez 3 miesiące od daty wystawienia),

3) kopie dokumentów potwierdzających wykazywane doświadczenie zawodowe, w tym świadectwa pracy dokumentujące staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy (ważne 3 miesiące od daty wystawienia),

4) oświadczenie kandydata:

• o posiadaniu obywatelstwa polskiego - własnoręcznie podpisane,
• o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych - własnoręcznie podpisane,
• o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie, ścigane z oskarżenia publicznego lub za umyślne przestępstwa skarbowe (w przypadku zatrudnienia, kandydat zobowiązany zostanie do dostarczenia zaświadczenia Krajowego Rejestru Karnego) - własnoręcznie podpisane,
• o posiadaniu nieposzlakowanej opinii - własnoręcznie podpisane,
• o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów niniejszej rekrutacji,

5) kandydaci, którzy zamierzają skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych – zobowiązani są do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Legnicy, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych za październik 2025 roku wynosi poniżej 6%. Kandydaci, którzy spełnili wymagania niezbędne (formalne) i zakwalifikowali się na rozmowy kwalifikacyjne będą telefonicznie informowani o terminie i miejscu przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Informacja o wynikach naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Legnicy.

Jak złożyć ofertę?

Oferty należy składać poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznie formularza aplikacyjnego na stronie BIP  Urzędu Miasta Legnicy dostępnego pod przyciskiem „ROZPOCZNIJ APLIKOWANIE” lub w wersji elektronicznej z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP: /GminaLegnica/skrytka lub na adres do e-Doręczeń: AE:PL-25102-42908-FVHWV-28. z dopiskiem „Nabór na wolne stanowisko urzędnicze  archiwisty ds. obsługi archiwum urzędu i archiwum zbiorczego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy w Wydziale Administracyjno - Gospodarczym w Urzędzie Miasta Legnicy” lub papierowo w zamkniętej kopercie z dopiskiem "Nabór na wolne stanowisko  archiwisty ds. obsługi archiwum urzędu i archiwum zbiorczego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gminy w Wydziale Administracyjno - Gospodarczym w Urzędzie Miasta Legnicy" w Biurze Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legnicy przy pl. Słowiańskim 8 w Legnicy w terminie do 03 grudnia  2025 r. do godz. 15:30.

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji w Urzędzie Miasta Legnicy umieszczona jest w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Legnicy – zakładka – Ochrona danych osobowych i na stronie internetowej https://portal.legnica.eu. Ścieżka dostępu: Oferty pracy w jednostkach Gminy – Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Legnicy dla kandydatów ubiegających się o zatrudnienie w Urzędzie Miasta Legnicy.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpłynięcia oferty do Urzędu Miasta Legnicy. Oferty kandydatów po trzech miesiącach od dnia ogłoszenia wyniku naboru zostaną zniszczone.