Legnica, dnia 12 sierpnia 2009 r.

OK.XIV.0914-35/09

Pani

Jolanta Kubacka

Dyrektor

Miejskiego Przedszkola Nr 13

w Legnicy

Informuję, że na podstawie art. 187 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, według zasad określonych w Postanowieniu Nr 1014/08 Prezydenta Miasta Legnicy z dnia 11 stycznia 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu kontroli wewnętrznej, przeprowadzona została kontrola w zakresie przestrzegania procedur kontroli przy zaciąganiu zobowiązań finansowych i dokonywaniu wydatków w 2008 r.

Kontroli poddano następujące zagadnienia:

realizacja zaleceń z ostatniej kontroli finansowej,

obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej,

ewidencja księgowa wydatków oraz sporządzanie sprawozdań budżetowych,

plan finansowy i jego realizacja,

analiza wybranych wydatków pod względem celowości, gospodarności i legalności,

przestrzeganie ustalonych procedur kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono niżej opisane uchybienia:

W jednostce brak było procedur kontroli finansowej opracowanych na podstawie art.47 ust.3 ustawy z 30.06.2005 r. o finansach publicznych. Zarządzeniem Nr 7/2007 (bez daty) Dyrektora MP Nr 13 w Legnicy w sprawie polityki rachunkowości wprowadzone zostały m.in. regulacje wewnętrzne, które wprowadzono innymi zarządzeniami, dalej obowiązującymi.

Ww. zarządzeniem wprowadzone zostały „Standardy kontroli finansowej”, które powinny stanowić wytyczne do opracowania procedur kontroli finansowej.

W podstawie zarządzeń powoływano nieobowiązujące w dacie ich wprowadzenia przepisy upoważniające do ich wydania.

W przyjętych zasadach rachunkowości nie określono wersji oprogramowania, co jest niezgodne z art.10 pkt.1 ust.3 c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Dokonano częściowej zapłaty w wysokości 7 019,26 zł za wymianę lamp oświetleniowych na kwotę 10 393,42 zł przed zakończeniem robót. Z ustnego wyjaśnienia dyrektora wynika, że częściowa zapłata nastąpiła na prośbę wykonawcy na zakup materiałów. Było to niezgodne z paragrafem 7 pkt.1 zawartej umowy, wg którego należność miała być uregulowana jednorazowo – po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy na podstawie faktury końcowej.

Wydatki na przebudowę ścian zewnętrznych łącznika w wysokości 61 000,00 zł i nadzór budowlany w wysokości 2 440,00 zł zrealizowano z §4270 – „Zakup usług remontowych” i zakwalifikowano bezpośrednio do kosztów. Ze względu na charakter robót wskazujący na zwiększenie wartości użytkowej budynku, nakłady winny być ponoszone z §6050 – „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” oraz zwiększyć odpisy amortyzacyjne.

W zawartych umowach osobą reprezentującą jednostkę oprócz dyrektora była główna księgowa, która nie posiada upoważnienia do zawierania umów cywilno – prawnych z podmiotami fizycznymi lub prawnymi. Główna księgowa powinna jedynie złożyć swój podpis na dowód przeprowadzonej kontroli wstępnej obejmującej sprawdzenie i analizę projektów umów związanych z zaciąganiem zobowiązań i wydatkowaniem środków publicznych, w zakresie zgodności z planem finansowo- rzeczowym.

W ramach realizacji zaleceń pokontrolnych, na podstawie sprawdzenia zapisów w ewidencji księgowej i dowodów źródłowych stwierdzono, iż zalecenia pokontrolne zostały wykonane.

Wartość wydatków poddanych sprawdzeniu w toku niniejszej kontroli wyniosła łącznie 301 510,80 zł co w stosunku do ogółu wydatków jednostki za ten okres w kwocie
1 912 200,49 zł, stanowiło 15,77%.

Mając powyższe na uwadze zobowiązuję Panią do zrealizowania następujących zaleceń pokontrolnych:

Opracować kompletną politykę rachunkowości na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz opracować procedury kontroli finansowej na podstawie art.47 ust.3 ustawy z 30.06.2005 r. o finansach publicznych i zapewnić ich przestrzeganie.

Zobowiązania finansowe regulować zgodnie z zawartymi umowami.

Dokonać korekty zapisów w księgach rachunkowych poprzez zwiększenie wartości środków trwałych i funduszu jednostki o wartość nakładów zwiększających przebudowę łącznika oraz uwzględnić ww. wartość w planie amortyzacji.

W zawieranych umowach cywilno-prawnych jako osobę reprezentującą jednostkę wymieniać dyrektora, który jako jedyny posiada upoważnienie do zawierania umów cywilno-prawnych z podmiotami fizycznymi lub prawnymi.

W terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, kierownikowi jednostki przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie do Prezydenta Miasta Legnicy umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i zaleceń zawartych w tym wystąpieniu.

Pisemną informację o sposobie realizacji zaleceń lub o działaniach podjętych w celu ich realizacji bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań należy przedłożyć Prezydentowi Miasta Legnicy w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia.

Prezydent Miasta Legnicy

Tadeusz Krzakowski

Do wiadomości:

OS

a/a